Vì sao chuyển đổi số vẫn mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp nhỏ

Chuyển đổi số có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp nhỏ?

Chuyển đổi số nghĩa là sử dụng công nghệ để cải thiện cách thức hoạt động kinh doanh, giao tiếp với khách hàng, quản lý thông tin và đưa ra quyết định.

Điều đó không có nghĩa là mọi quy trình cần phải được số hóa ngay lập tức. Trên thực tế, cách tiếp cận thành công nhất thường là dần dần.

Một doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc thay thế:

• Sổ lịch hẹn bằng giấy có chức năng đặt lịch trực tuyến.
• Thực đơn in kèm mã QR
• Danh sách kiểm kê thủ công kết hợp với theo dõi hàng tồn kho kỹ thuật số
• Báo cáo dạng bảng tính với phân tích tự động
• Giao tiếp chỉ qua điện thoại với thông báo kỹ thuật số
• Ghi chép thủ công doanh số bán hàng bằng hệ thống POS.

Mục tiêu không phải là áp dụng công nghệ chỉ vì nó hiện đại. Mục tiêu là để giải quyết một vấn đề cụ thể.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ có lợi thế kỹ thuật số?

Các công ty lớn thường có nhiều tiền và nhân viên hơn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ lại có một thứ quý giá không kém: sự linh hoạt.

Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xác định vấn đề và triển khai giải pháp mà không cần thông qua nhiều bộ phận và quy trình phê duyệt dài dòng.

Ví dụ, nếu một quán cà phê nhận thấy khách hàng phải chờ quá lâu để xem thực đơn, chủ quán có thể giới thiệu thực đơn bằng mã QR và ngay lập tức quan sát phản ứng của khách hàng.

Nếu một tiệm làm tóc dành quá nhiều thời gian để trả lời các cuộc gọi đặt lịch hẹn, họ có thể triển khai đặt lịch trực tuyến.

Các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng sự linh hoạt này để:

• Thử nghiệm nhanh các công cụ kỹ thuật số mới
• Phản hồi nhanh hơn phản hồi của khách hàng
• Cải thiện dịch vụ mà không cần quy trình phê duyệt rườm rà.
• Điều chỉnh sản phẩm và quy trình cho phù hợp với nhu cầu thị trường thay đổi.
• Tạo ra trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa hơn
• Cạnh tranh với các công ty lớn hơn thông qua tốc độ và sự tiện lợi.

Khả năng thử nghiệm và thích ứng nhanh chóng này có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ .

Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp tiết kiệm thời gian quý báu.

Một trong những lợi ích lớn nhất của chuyển đổi số là tự động hóa kinh doanh .

Các nhóm nhỏ không thể dành hàng giờ mỗi ngày cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại.

Hãy xem xét một nhân viên tiệm làm tóc, người dành một phần thời gian mỗi ngày để làm việc ở đó:

• Trả lời các cuộc gọi hẹn
• Kiểm tra tình trạng phòng trống
• Xác nhận đặt chỗ
• Thay đổi lịch hẹn với khách hàng
• Gửi lời nhắc

Quy trình đặt chỗ tự động có thể xử lý nhiều thao tác thường ngày này, cho phép nhân viên tập trung vào phục vụ khách hàng. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp thể dục và các công ty dịch vụ khác.

Tự động hóa không thay thế những nhân viên giỏi. Nó giúp họ dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ mà sự tham gia của con người thực sự quan trọng.

Công cụ kỹ thuật số giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Khách hàng ngày càng kỳ vọng các doanh nghiệp phải cung cấp dịch vụ tiện lợi.

Họ có thể muốn:

• Đặt lịch hẹn sau giờ làm việc
• Họ có thể xem thực đơn trên điện thoại.
• Thanh toán không cần tiền mặt
• Nhận xác nhận ngay lập tức
• Kiểm tra tình trạng hàng hóa trực tuyến
• Liên hệ với doanh nghiệp thông qua các kênh kỹ thuật số

Các doanh nghiệp nhỏ có thể đáp ứng những kỳ vọng này bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số tương đối đơn giản .

Ví dụ, một nhà hàng có thể cung cấp thực đơn mã QR để khách hàng không phải chờ thực đơn in. Một tiệm làm tóc có thể cho phép khách hàng đặt dịch vụ trực tuyến. Một doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng hồ sơ khách hàng điện tử để cung cấp dịch vụ nhanh hơn.

Mỗi cải tiến có vẻ nhỏ, nhưng khi kết hợp lại, chúng tạo nên trải nghiệm khách hàng mượt mà hơn.

Ví dụ, ME-POS kết hợp đặt chỗ trực tuyến, quản lý khách hàng, kiểm soát tồn kho, bán hàng, phân tích và các chức năng kinh doanh khác trong một hệ thống duy nhất.

Công nghệ giúp dữ liệu kinh doanh trở nên hữu ích hơn

Một lợi ích quan trọng khác của chuyển đổi số là khả năng tiếp cận thông tin tốt hơn.

Khi thông tin được lưu trữ trên giấy hoặc nằm rải rác trên nhiều bảng tính khác nhau, sẽ rất khó để hiểu được điều gì thực sự đang xảy ra trong doanh nghiệp.

Các hệ thống kỹ thuật số có thể giúp trả lời những câu hỏi như:

• Những sản phẩm nào bán chạy nhất?
• Những dịch vụ nào tạo ra doanh thu cao nhất?
• Khách hàng hoạt động tích cực nhất vào thời điểm nào?
• Những nhân viên nào có lịch làm việc bận rộn nhất?
• Những sản phẩm nào cần đặt hàng lại?
• Số lượng hủy đặt phòng có đang tăng lên không?

ME-POS cung cấp chức năng báo cáo bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý khách hàng và các chức năng liên quan đến nhân viên, giúp doanh nghiệp tích hợp nhiều thông tin hoạt động hơn vào một môi trường duy nhất.

Điều này rất quan trọng vì dữ liệu tốt hơn có thể dẫn đến những quyết định tốt hơn.

Thay vì đoán xem nên quảng bá sản phẩm nào, chủ doanh nghiệp có thể xem xét doanh số thực tế. Thay vì cho rằng một dịch vụ nào đó phổ biến, họ có thể xem xét dữ liệu đặt chỗ và doanh thu.

Chuyển đổi số có thể giảm chi phí vận hành.

Công nghệ cũng có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ giảm bớt chi phí không cần thiết.

Các quy trình thủ công tạo ra những chi phí ẩn. Nhân viên dành thời gian nhập thông tin, sửa lỗi, kiểm tra hàng tồn kho và thực hiện các công việc hành chính lặp đi lặp lại.

Các hệ thống kỹ thuật số có thể giảm bớt một phần khối lượng công việc này.

Ví dụ, thông tin tồn kho tự động có thể giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê hàng hóa. ME-POS cho biết hệ thống của họ tự động cập nhật thông tin về tình trạng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi liên quan đến tồn kho. 

Ý tưởng tương tự cũng áp dụng cho quy trình đặt chỗ và bán hàng. Khi số lượng công việc phải xử lý thủ công giảm đi, nhân viên có thể sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn.

Công nghệ điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp nhỏ hoạt động linh hoạt hơn.

Các hệ thống dựa trên điện toán đám mây hiện đại cũng có thể thay đổi cách thức các chủ doanh nghiệp quản lý công việc kinh doanh của họ.

Thay vì chỉ dựa vào thông tin được lưu trữ trên một máy tính ở một địa điểm duy nhất, các công cụ dựa trên điện toán đám mây có thể cung cấp quyền truy cập trên nhiều thiết bị. Điều này đặc biệt hữu ích cho các chủ doanh nghiệp quản lý nhiều địa điểm hoặc cần kiểm tra thông tin kinh doanh khi không có mặt tại văn phòng.

Công nghệ điện toán đám mây có thể giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ:

• Truy cập thông tin doanh nghiệp từ nhiều thiết bị khác nhau.
• Theo dõi doanh số và hàng tồn kho từ xa
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
• Quản lý đặt chỗ từ bất cứ đâu
• Theo dõi dữ liệu kinh doanh theo thời gian thực
• Điều phối hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau.

ME-POS nêu bật các ưu điểm của công nghệ POS đám mây như truy cập từ xa, dữ liệu thời gian thực, giám sát tồn kho , thông tin bán hàng, hiệu suất nhân viên và quản lý đặt chỗ.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, sự linh hoạt này có thể tiết kiệm thời gian và giúp việc quản lý hàng ngày dễ dàng hơn.

Chuyển đổi số hỗ trợ đổi mới kinh doanh

Đổi mới không phải lúc nào cũng có nghĩa là tạo ra một sản phẩm mới mang tính cách mạng.

Đôi khi, đổi mới có nghĩa là tìm ra một cách tốt hơn để cung cấp một dịch vụ hiện có.

Một số ví dụ về đổi mới kỹ thuật số bao gồm:

• Một quán cà phê giới thiệu hệ thống đặt hàng bằng mã QR để đơn giản hóa quy trình đặt hàng.
• Một salon cung cấp dịch vụ đặt lịch trực tuyến để việc đặt lịch trở nên thuận tiện hơn.
• Một nhà hàng tạo thực đơn điện tử riêng biệt cho khách ăn tại chỗ, giao hàng tận nhà và nhận hàng mang về.
• Một cửa hàng bán lẻ sử dụng dữ liệu khách hàng để đưa ra các đề xuất cá nhân hóa hơn.
• Một doanh nghiệp dịch vụ tự động hóa việc gửi lời nhắc và tin nhắn theo dõi.

Những thay đổi này có thể tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn mà không cần doanh nghiệp phải hoàn toàn thay đổi hình ảnh.

ME-POS như một phần của chiến lược chuyển đổi số

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng một hệ thống kết nối duy nhất có thể dễ dàng hơn so với việc quản lý nhiều ứng dụng riêng biệt.

ME-POS kết hợp nhiều chức năng kinh doanh thiết yếu, bao gồm:

• Xử lý POS và bán hàng
• Đặt chỗ trực tuyến
• Quản lý khách hàng
• Theo dõi hàng tồn kho
• Phân tích bán hàng
• Quản lý nhân viên
• Menu QR
• Báo cáo kinh doanh

Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp muốn dần dần chuyển đổi từ các quy trình thủ công rời rạc sang các quy trình linh hoạt hơn.

Ví dụ:

• Salon có thể sử dụng hệ thống đặt lịch trực tuyến và quản lý khách hàng.
• Nhà hàng có thể tập trung vào hệ thống POS, quản lý hàng tồn kho, phân tích doanh số và thực đơn mã QR.
• Cửa hàng bán lẻ có thể sử dụng hệ thống theo dõi hàng tồn kho, báo cáo doanh số và hồ sơ khách hàng.
• Một doanh nghiệp dịch vụ có thể quản lý lịch hẹn, lịch làm việc của nhân viên và thông tin khách hàng.

Ưu điểm không chỉ đơn thuần là có nhiều tính năng hơn. Đó là việc sở hữu các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ các hoạt động hàng ngày trong một quy trình làm việc tổng thể rộng hơn.

Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ thay vì thay đổi mọi thứ cùng một lúc.

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các doanh nghiệp nhỏ có thể mắc phải là cố gắng số hóa mọi thứ cùng một lúc.

Một chiến lược tốt hơn là bắt đầu với quy trình gây ra nhiều vấn đề nhất.

Hãy tự hỏi bản thân:

• Việc gì đang chiếm quá nhiều thời gian của nhân viên tôi?
• Những sai sót thường xảy ra nhất ở đâu?
• Điều gì khiến khách hàng thất vọng?
• Thông tin nào khó theo dõi?
• Công việc lặp đi lặp lại nào có thể được tự động hóa?

Khi đã xác định được vấn đề lớn nhất, hãy tìm giải pháp kỹ thuật số cho vấn đề đó và đo lường kết quả.

Nếu việc đặt lịch trực tuyến giúp giảm số lượng cuộc gọi và tăng số lượng cuộc hẹn, đó là một thành công có thể đo lường được. Nếu quản lý kho hàng kỹ thuật số giúp giảm thiểu sai sót trong việc kiểm kê hàng tồn, đó cũng là một cải tiến có thể đo lường được.

Sau đó chuyển sang quy trình tiếp theo.