Cấp độ truy cập của nhân viên : Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp trong khi vẫn duy trì năng suất làm việc của nhóm

Các cấp độ truy cập của nhân viên là gì?

Cấp độ truy cập của nhân viên là các thiết lập quyền xác định những tính năng, thông tin và hành động nào được phép thực hiện đối với từng người dùng khác nhau.

Hãy hình dung hệ thống quản lý nhà hàng của bạn như một tòa nhà. Không phải tất cả nhân viên đều cần chìa khóa vào mọi phòng. Nhân viên phục vụ cần quyền truy cập vào các khu vực cần thiết để phục vụ khách hàng, trong khi người quản lý có thể cần quyền truy cập vào báo cáo, cài đặt và thông tin vận hành.

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các hệ thống kinh doanh kỹ thuật số.

Tùy thuộc vào vai trò của mình, nhân viên có thể cần quyền truy cập vào:

• Đơn đặt hàng và thông tin khách hàng
• Thực đơn và các món ăn
• Thông tin chi nhánh
• Lịch làm việc
• Thông tin bán hàng
• Môi trường kinh doanh
• Báo cáo và phân tích
• Quản lý người dùng

Bằng cách tách biệt các quyền này, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc an toàn và có tổ chức hơn.

Vì sao việc cấp quyền truy cập đầy đủ cho tất cả mọi người có thể tiềm ẩn rủi ro

Việc cấp quyền quản trị cho mọi nhân viên thoạt nhìn có vẻ tiện lợi. Rốt cuộc, không cần phải mất thời gian để quyết định ai có thể truy cập vào những gì.

Tuy nhiên, cách tiếp cận này tạo ra những rủi ro không cần thiết.

Một nhân viên có quá nhiều quyền hạn có thể vô tình:

• Thay đổi giá thực đơn
• Xóa thông tin quan trọng
• Thay đổi cài đặt nhà hàng
• Thay đổi giờ làm việc
• Chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp
• Truy cập thông tin mà họ không cần.

Ngoài ra còn có một vấn đề đơn giản về năng suất. Khi giao diện có quá nhiều tùy chọn, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các chức năng mà họ thực sự sử dụng.

Nguyên tắc rất đơn giản: nhiều quyền truy cập hơn không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với năng suất cao hơn .

Tạo một vai trò riêng biệt cho người quản lý

Các nhà quản lý thường cần quyền truy cập nhiều hơn so với nhân viên thông thường.

Họ có thể cần phải:

• Cập nhật các mục trong menu
• Thay đổi giá cả
• Quản lý danh mục
• Kiểm tra lịch trình
• Xem xét thông tin hoạt động
• Quản lý tình trạng sẵn có
• Theo dõi hoạt động của chi nhánh

Tuy nhiên, ngay cả các nhà quản lý cũng có thể không cần quyền truy cập vào mọi thiết lập cấp công ty.

Ví dụ, người quản lý chi nhánh phụ trách một địa điểm có thể không cần phải chỉnh sửa thông tin cho chi nhánh khác.

Việc duy trì quyền hạn phù hợp với vai trò của người dùng sẽ giảm thiểu khả năng thay đổi quyền hạn ngoài ý muốn.

Hạn chế quyền truy cập vào thông tin kinh doanh nhạy cảm.

Một số thông tin kinh doanh chỉ nên được cung cấp cho những nhân viên thực sự cần đến nó.

Tùy thuộc vào hoạt động của bạn, điều này có thể bao gồm:

• Thông tin tài chính
• Cài đặt cấp doanh nghiệp
• Dữ liệu khách hàng
• Thông tin nhân viên
• Quản lý nhiều chi nhánh
• Kiểm soát hành chính

Nhân viên phục vụ không cần quyền truy cập vào cài đặt toàn công ty chỉ để phục vụ bàn.

Tương tự, nhân viên nhà bếp không nhất thiết phải có quyền truy cập thông tin tài chính chỉ vì họ sử dụng hệ thống kỹ thuật số của nhà hàng.

Đây là nguyên tắc về quyền hạn tối thiểu : nhân viên chỉ được cấp quyền truy cập cần thiết để thực hiện trách nhiệm của mình.

Sử dụng quyền truy cập dựa trên chi nhánh để phát triển doanh nghiệp.

Kiểm soát ra vào trở nên đặc biệt quan trọng khi một nhà hàng có nhiều chi nhánh.

Hãy tưởng tượng một công ty có năm chi nhánh. Mỗi chi nhánh đều có:

• Thực đơn
• Giờ làm việc
• Thông tin liên hệ
• Người lao động
• Hoạt động hàng ngày

Người quản lý chi nhánh cần có khả năng quản lý địa điểm của mình mà không vô tình thay đổi thông tin thuộc về chi nhánh khác.

Ví dụ: Một chuỗi nhà hàng có các địa điểm tại ba thành phố khác nhau.

Người quản lý của Địa điểm A cần cập nhật:

• Giờ mở cửa
• Thực đơn địa phương có sẵn
• Thông tin chi nhánh

Họ không cần quyền truy cập vào Địa điểm B hoặc Địa điểm C.

Việc cấp quyền truy cập riêng cho từng chi nhánh giúp cấu trúc này dễ quản lý hơn và giảm nguy cơ xảy ra thay đổi ở vị trí không chính xác.

Giữ cho nhân viên làm việc hiệu quả, không hạn chế họ.

Vấn đề an ninh không nên làm cho công việc hàng ngày trở nên phức tạp một cách không cần thiết.

Nếu nhân viên liên tục phải xin phép quản lý để thực hiện các nhiệm vụ cơ bản, năng suất có thể bị ảnh hưởng. Cơ cấu quản lý quyền hạn tốt nhất cần tìm ra sự cân bằng.

Hãy tự hỏi bản thân:

Nhân viên này cần làm gì mỗi ngày?

Nếu nhân viên phục vụ cần thường xuyên kiểm tra thông tin thực đơn, việc đó sẽ rất dễ dàng.

Nếu người quản lý thường xuyên cập nhật món ăn, họ nên có quyền truy cập trực tiếp vào việc quản lý thực đơn. Nếu người quản trị điều hành các cài đặt của công ty, các quyền kiểm soát đó nên được cung cấp mà không gặp phải rào cản không cần thiết.

Mục tiêu không phải là hạn chế nhân viên. Mục tiêu là loại bỏ các chức năng không cần thiết trong khi vẫn giữ cho các công cụ thiết yếu có thể truy cập được.

Quản lý thực đơn dựa trên vai trò

Đối với các nhà hàng sử dụng thực đơn điện tử, phân cấp quyền truy cập có thể đặc biệt hữu ích.

Một nhà hàng có thể có nhiều nhân viên khác nhau chịu trách nhiệm về:

• Thêm món ăn
• Cập nhật giá cả
• Quản lý danh mục
• Đang tải ảnh lên
• Cập nhật tình trạng sẵn có
• Quản lý bản dịch

Không phải ai cũng cần xin phép để thực hiện tất cả những hành động này.

Ví dụ: Một nhân viên marketing có thể chịu trách nhiệm chụp ảnh và mô tả món ăn, trong khi người quản lý kiểm soát giá cả.

Việc phân tách trách nhiệm này giúp ngăn ngừa việc thay đổi giá ngoài ý muốn, đồng thời cho phép nhóm tiếp thị cập nhật nội dung thực đơn.

Bảo vệ nội dung thực đơn đa ngôn ngữ của bạn

Các nhà hàng phục vụ khách quốc tế có thể duy trì thực đơn bằng nhiều ngôn ngữ.

Điều này mở ra một lĩnh vực khác mà việc kiểm soát truy cập có thể hữu ích.

Ví dụ, một nhân viên có thể phụ trách ngôn ngữ chính trong khi một nhân viên khác lo việc dịch thuật.

Việc phân công trách nhiệm dịch thuật một cách có hệ thống giúp duy trì tính nhất quán và giảm nguy cơ ai đó vô tình thay đổi nội dung thực đơn gốc.

Một thực đơn đa ngôn ngữ được quản lý tốt cũng giúp dễ dàng xác định ai chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của từng phiên bản ngôn ngữ.

Xem xét lại các quyền hạn một cách thường xuyên.

Vai trò của nhân viên thay đổi.

Một người bắt đầu làm phục vụ bàn có thể dần trở thành quản lý. Một nhân viên khác có thể chuyển từ chi nhánh này sang chi nhánh khác. Hoặc một người có thể rời công ty hoàn toàn.

Nếu quyền truy cập không được xem xét lại, các trách nhiệm trước đây có thể vẫn được gắn liền với tài khoản người dùng.

Hãy tạo một quy trình đơn giản để kiểm tra quyền truy cập của nhân viên.

Ví dụ, quyền xem xét:

• Khi ai đó gia nhập công ty
• Khi vai trò của họ thay đổi
• Khi chúng di chuyển giữa các nhánh
• Khi họ rời đi
• Trong các đợt đánh giá hành chính định kỳ

Điều này giúp đảm bảo cấu trúc truy cập của bạn luôn phù hợp với tổ chức hiện tại.

Tránh sử dụng chung tài khoản

Lý tưởng nhất là mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng.

Việc dùng chung tài khoản gây ra một số vấn đề.

Nếu năm nhân viên sử dụng cùng một tài khoản quản trị viên, việc xác định sẽ trở nên khó khăn:

• Ai đã thay đổi thực đơn?
• Ai đã chỉnh sửa thông tin?
• Ai đã cập nhật thông tin sai?
• Nên liên hệ với ai về vấn đề này?

Tài khoản cá nhân giúp tăng cường trách nhiệm giải trình và quản lý quyền truy cập dễ dàng hơn nhiều.

Ví dụ: Nếu giá một món ăn đột nhiên thay đổi từ 15 đô la lên 25 đô la, việc sử dụng tài khoản cá nhân sẽ giúp dễ dàng xác định người dùng nào đã thực hiện thay đổi và xem xét liệu đó có phải là hành động cố ý hay không.

Các cấp độ truy cập cũng có thể cải thiện hiệu quả.

Bảo mật không phải là lợi thế duy nhất.

Việc thiết kế quyền hạn tốt thực sự có thể giúp nhân viên làm việc nhanh hơn.

Hãy xem xét một nhân viên nhà hàng chỉ cần năm tính năng nhưng lại thấy hai mươi tùy chọn quản trị khác nhau mỗi khi đăng nhập.

Các tính năng bổ sung tạo ra sự rối mắt và làm cho việc điều hướng trở nên phức tạp hơn.

Với quyền truy cập phù hợp, nhân viên có thể tập trung vào các công cụ phù hợp với vai trò của mình.

Điều này tạo ra quy trình làm việc hiệu quả hơn:

Nhân viên phù hợp → công cụ phù hợp → ít sai sót hơn → hoạt động nhanh hơn.

Những lỗi thường gặp khi nhân viên truy cập

Ngay cả những doanh nghiệp sử dụng hệ thống kiểm soát truy cập cũng có thể mắc sai lầm.

• Cấp quyền quản trị cho tất cả mọi người: Điều này tiện lợi nhưng tạo ra rủi ro không cần thiết.
• Không bao giờ xem xét lại quyền hạn: Trách nhiệm của nhân viên thay đổi, vì vậy quyền hạn cũng nên thay đổi theo.
• Sử dụng tài khoản dùng chung: Việc dùng chung thông tin đăng nhập khiến việc giám sát trở nên khó khăn.
• Cấp quyền dựa trên thâm niên: Quyền truy cập nên dựa trên trách nhiệm, chứ không chỉ đơn thuần là chức danh công việc.
• Hạn chế quá mức quyền truy cập của nhân viên: Nếu nhân viên không thể truy cập các công cụ cần thiết cho công việc của họ, bảo mật sẽ trở thành trở ngại thay vì lợi thế.

Hệ thống tốt nhất là sự cân bằng giữa bảo vệ và năng suất.

ME-POS hỗ trợ quản lý nhà hàng hiệu quả như thế nào?

Khi hoạt động kinh doanh nhà hàng ngày càng được số hóa, việc kiểm soát quyền truy cập trở nên ngày càng quan trọng.

Một nền tảng quản lý nhà hàng nên giúp các doanh nghiệp tổ chức thông tin trên nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như:

• Các công ty
• Chi nhánh
• Thực đơn
• Thể loại
• Đĩa
• Các tiện ích bổ sung
• Bối cảnh nhà hàng

Khi các chức năng này được quản lý một cách có hệ thống, doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng hơn trách nhiệm và giảm thiểu việc truy cập không cần thiết vào các thông tin quan trọng.

Đối với các chuỗi nhà hàng đang phát triển, điều này càng trở nên quan trọng hơn vì nhiều nhân viên có thể làm việc tại các chi nhánh và khu vực hoạt động khác nhau.