एक कस्टमर अपॉइंटमेंट बुक करता है, उसे अपने कैलेंडर में जोड़ता है, और फिर रोज़ के कामों में बिज़ी हो जाता है। कुछ दिनों बाद, वे रिज़र्वेशन के बारे में भूल जाते हैं। यह स्थिति ब्यूटी सैलून, रेस्टोरेंट, फ़िटनेस स्टूडियो, रिपेयर सर्विस और अपॉइंटमेंट के साथ काम करने वाले दूसरे बिज़नेस के लिए आम है।
बुकिंग रिमाइंडर बिज़नेस को कस्टमर को जानकारी देने और अपॉइंटमेंट छूटने की संभावना को कम करने में मदद करते हैं। लेकिन आपको कौन सा कम्युनिकेशन चैनल इस्तेमाल करना चाहिए? SMS, मैसेजिंग ऐप, या ईमेल?
हर ऑप्शन के अपने फायदे हैं। SMS छोटे, टाइम-सेंसिटिव नोटिफ़िकेशन के लिए आसान है, मैसेंजर ज़्यादा इंटरैक्टिव कम्युनिकेशन को सपोर्ट करते हैं, और ईमेल बुकिंग की डिटेल्ड जानकारी के लिए अच्छा काम करता है। सबसे अच्छा ऑप्शन आपकी ऑडियंस, आप किस तरह की सर्विस देते हैं, और आपके कस्टमर कैसे कम्युनिकेट करना पसंद करते हैं, इस पर निर्भर करता है।
इस आर्टिकल में, हम इन तीन चैनलों की तुलना करेंगे, बताएंगे कि हर एक का इस्तेमाल कब करना है, और देखेंगे कि ME-POS बिज़नेस को उनके बुकिंग प्रोसेस को ऑर्गनाइज़ करने में कैसे मदद कर सकता है।


कस्टमर्स को हमेशा हर अपॉइंटमेंट याद नहीं रहता। उनके शेड्यूल बदल जाते हैं, नोटिफ़िकेशन दब जाते हैं, और कभी-कभी वे बस तारीख या समय भूल जाते हैं।
बुकिंग रिमाइंडर कस्टमर्स को समय पर जानकारी देता है और ज़रूरत पड़ने पर कन्फर्म करने, रीशेड्यूल करने या कैंसल करने का मौका देता है।
बिज़नेस के लिए, रिमाइंडर कई फ़ायदे दे सकते हैं:
लेकिन, रिमाइंडर सबसे अच्छा तब काम करते हैं जब वे काम के हों, समय पर हों, और ऐसे चैनल से भेजे जाएं जिसे कस्टमर असल में इस्तेमाल करते हैं।
अपॉइंटमेंट नोटिफ़िकेशन के लिए टेक्स्ट मैसेज एक प्रैक्टिकल ऑप्शन है। वे छोटे, समझने में आसान होते हैं, और कस्टमर को ईमेल अकाउंट खोलने या कोई खास मैसेजिंग एप्लिकेशन इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं होती है।
उदाहरण के लिए, कोई ब्यूटी सैलून हेयरकट अपॉइंटमेंट से एक दिन पहले तारीख, समय और सैलून के पते के साथ एक टेक्स्ट मैसेज भेज सकता है।

SMS मैसेज में एक्स्ट्रा खर्च आ सकता है, खासकर उन बिज़नेस के लिए जो बहुत सारे नोटिफ़िकेशन भेजते हैं। जब आपको डिटेल्ड जानकारी या कई लिंक शेयर करने हों, तो मैसेज की लंबाई भी सीमित हो सकती है।
एक और बात यह है कि कस्टमर्स को अपॉइंटमेंट रिमाइंडर के साथ-साथ प्रमोशनल और पर्सनल मैसेज भी मिल सकते हैं। टेक्स्ट नोटिफिकेशन को अभी भी नज़रअंदाज़ किया जा सकता है, खासकर अगर कस्टमर ने नोटिफिकेशन म्यूट कर रखे हों।
SMS एक अच्छा ऑप्शन है जब आपको छोटे, टाइम-सेंसिटिव बुकिंग अपडेट भेजने हों। यह अपॉइंटमेंट कन्फर्मेशन, विज़िट से कुछ समय पहले रिमाइंडर और अर्जेंट शेड्यूल चेंज के लिए खास तौर पर अच्छा काम करता है।

WhatsApp, Telegram और Facebook Messenger जैसे मैसेजिंग एप्लिकेशन रोज़ाना बातचीत के लिए बहुत ज़्यादा इस्तेमाल होते हैं। बिज़नेस बुकिंग नोटिफ़िकेशन भेजने और कस्टमर से बात करने के लिए सपोर्टेड मैसेजिंग चैनल का इस्तेमाल कर सकते हैं।
ट्रेडिशनल SMS के उलट, मैसेंजर प्लेटफॉर्म और इंटीग्रेशन के आधार पर इमेज, लिंक, बटन और इंटरैक्टिव रिस्पॉन्स जैसे एक्स्ट्रा कंटेंट को सपोर्ट कर सकते हैं।
हर कस्टमर एक ही मैसेजिंग एप्लीकेशन इस्तेमाल नहीं करता। कुछ लोग WhatsApp पसंद करते हैं, दूसरे Telegram इस्तेमाल करते हैं, और कुछ नहीं चाहते कि बिज़नेस उनसे पर्सनल मैसेजिंग अकाउंट से कॉन्टैक्ट करें।
ऑटोमेटेड मैसेजिंग के लिए बिज़नेस अकाउंट, प्लेटफ़ॉर्म अप्रूवल या डेडिकेटेड इंटीग्रेशन की भी ज़रूरत हो सकती है। सर्विस के आधार पर, बिज़नेस नोटिफ़िकेशन भेजने के लिए एक्स्ट्रा नियम और खर्च हो सकते हैं।
मैसेंजर तब काम आते हैं जब आपके कस्टमर पहले से ही इन एप्लिकेशन के ज़रिए आपके बिज़नेस से बात करते हैं। ये उन बिज़नेस के लिए खास तौर पर आसान हो सकते हैं जिन्हें अपॉइंटमेंट नोटिफ़िकेशन को कस्टमर सपोर्ट के साथ जोड़ने की ज़रूरत होती है।
उदाहरण के लिए, एक ब्यूटी सैलून सपोर्टेड मैसेंजर इंटीग्रेशन का इस्तेमाल करके अपॉइंटमेंट रिमाइंडर भेज सकता है और अगर कस्टमर को समय बदलना हो तो सैलून से संपर्क करने के लिए एक लिंक दे सकता है।
अपॉइंटमेंट कम्युनिकेशन के लिए ईमेल एक और आम तरीका है। यह बिज़नेस को जानकारी शेयर करने के लिए ज़्यादा जगह देता है और उन कस्टमर्स के लिए अच्छा काम करता है जो बुकिंग डिटेल्स अपने इनबॉक्स में रखना पसंद करते हैं।
ईमेल रिमाइंडर में अपॉइंटमेंट की तारीख, समय, सर्विस की जानकारी, जगह, तैयारी के निर्देश, कैंसलेशन पॉलिसी और दूसरी जानकारी के लिंक शामिल हो सकते हैं।

ईमेल नोटिफ़िकेशन प्रमोशनल मैसेज, न्यूज़लेटर और दूसरी बातचीत में खो सकते हैं। कुछ कस्टमर अपना इनबॉक्स कभी-कभी ही चेक करते हैं, जिससे ईमेल अर्जेंट अपडेट के लिए सही नहीं रहता।
मैसेज स्पैम या प्रमोशनल फ़ोल्डर में भी जा सकते हैं। इस वजह से, बिज़नेस को साफ़ सब्जेक्ट लाइन का इस्तेमाल करना चाहिए और यह पक्का करना चाहिए कि उनका ईमेल कम्युनिकेशन ठीक से कॉन्फ़िगर किया गया हो।
मैसेंजर तब काम आते हैं जब आपके कस्टमर पहले से ही इन एप्लिकेशन के ज़रिए आपके बिज़नेस से बात करते हैं। ये उन बिज़नेस के लिए खास तौर पर आसान हो सकते हैं जिन्हें अपॉइंटमेंट नोटिफ़िकेशन को कस्टमर सपोर्ट के साथ जोड़ने की ज़रूरत होती है।
उदाहरण के लिए, एक ब्यूटी सैलून सपोर्टेड मैसेंजर इंटीग्रेशन का इस्तेमाल करके अपॉइंटमेंट रिमाइंडर भेज सकता है और अगर कस्टमर को समय बदलना हो तो सैलून से संपर्क करने के लिए एक लिंक दे सकता है।
हर कम्युनिकेशन चैनल का एक अलग मकसद होता है। नीचे दी गई टेबल में उनकी मुख्य खासियतें बताई गई हैं।
कोई एक ही चीज़ हर किसी के लिए नहीं होती। सबसे असरदार चैनल वह है जो आपके कस्टमर्स तक भरोसेमंद तरीके से पहुँचता है और उन्हें ज़रूरी जानकारी देता है।
कस्टमर की पसंद उम्र, जगह, आदतों और जिस तरह के बिज़नेस से वे बात करते हैं, उसके हिसाब से अलग-अलग होती है। हेयरकट बुक करने वाला कोई छोटा SMS पसंद कर सकता है, जबकि मुश्किल ट्रीटमेंट शेड्यूल करने वाला कस्टमर डिटेल वाला ईमेल पसंद कर सकता है।
यह मानने के बजाय कि एक चैनल सभी के लिए काम करता है, इन बातों पर विचार करें:

इस बारे में सोचें कि आपके कस्टमर आमतौर पर आपके बिज़नेस से कैसे बातचीत करते हैं।
अगर ज़्यादातर क्लाइंट आपसे WhatsApp के ज़रिए कॉन्टैक्ट करते हैं, तो सपोर्टेड WhatsApp नोटिफ़िकेशन ऑप्शन काम का हो सकता है। अगर आपके कस्टमर बुकिंग करते समय रेगुलर ईमेल एड्रेस देते हैं, तो ईमेल रिमाइंडर एक अच्छा ऑप्शन हो सकता है।
बुकिंग की जानकारी इकट्ठा करते समय आप कस्टमर्स से यह भी पूछ सकते हैं कि वे कौन सा चैनल पसंद करते हैं।
अलग-अलग अपॉइंटमेंट के लिए अलग-अलग जानकारी की ज़रूरत होती है।
कस्टमर्स को आने से पहले क्या जानना चाहिए, उसके आधार पर चैनल चुनें।
अगर आपका बुकिंग प्रोसेस इसकी इजाज़त देता है, तो कस्टमर्स को अपना पसंदीदा कम्युनिकेशन चैनल चुनने दें।
कुछ लोग SMS नोटिफ़िकेशन चाहते हैं, जबकि दूसरे ईमेल या कोई खास मैसेंजर पसंद करते हैं। लोगों को कंट्रोल देने से बातचीत ज़्यादा आसान लग सकती है और उन चैनलों से मैसेज भेजने का रिस्क कम हो सकता है जिन्हें वे बहुत कम देखते हैं।
नोटिफ़िकेशन भेजने से पहले हमेशा सही कॉन्टैक्ट डिटेल्स और परमिशन इकट्ठा करें।
सही चैनल चुनना प्रोसेस का सिर्फ़ एक हिस्सा है। मैसेज खुद साफ़, काम का और समझने में आसान होना चाहिए।
एक अच्छे बुकिंग रिमाइंडर में ये चीज़ें होनी चाहिए:
टाइमिंग भी मायने रखती है। बहुत पहले भेजा गया रिमाइंडर भूला जा सकता है, जबकि बहुत देर से भेजा गया रिमाइंडर कस्टमर्स को बदलाव करने के लिए काफ़ी समय नहीं दे सकता है।
कई बिज़नेस के लिए, अपॉइंटमेंट से एक दिन पहले रिमाइंडर देना एक सही शुरुआत है। कुछ सर्विसेज़ को विज़िट से कुछ घंटे पहले एक एक्स्ट्रा रिमाइंडर से फ़ायदा हो सकता है। अलग-अलग शेड्यूल टेस्ट करें और कस्टमर फ़ीडबैक और बुकिंग पैटर्न के आधार पर उन्हें एडजस्ट करें।
बहुत ज़्यादा नोटिफ़िकेशन भेजने से बचें। बार-बार मैसेज भेजने से कस्टमर परेशान हो सकते हैं और ज़रूरी अपडेट पर उनका ध्यान कम जाएगा।

पक्का कर लें कि Me-Pos ऑनलाइन बुकिंग आखिरी फैसला लेने से पहले आपकी ज़रूरतों और अपेक्षाओं को पूरा करती है।

काम के रिमाइंडर भेजने की शुरुआत एक ऑर्गनाइज़्ड बुकिंग प्रोसेस से होती है। बिज़नेस को यह जानना ज़रूरी है कि कौन सी सर्विस उपलब्ध हैं, कर्मचारी कब काम कर रहे हैं, और कौन से अपॉइंटमेंट शेड्यूल किए गए हैं।
ME-POS ऑनलाइन बुकिंग फंक्शन देता है जो सर्विस बिज़नेस को सर्विस, स्टाफ और काम के घंटे ऑर्गनाइज़ करने में मदद करता है। यह रिज़र्वेशन मैनेज करने और रोज़ाना के काम को कोऑर्डिनेट करने के लिए एक स्ट्रक्चर्ड बेस देता है।
उदाहरण के लिए, एक ब्यूटी सैलून अपने ट्रीटमेंट को कॉन्फ़िगर कर सकता है, सर्विस के लिए कर्मचारियों को असाइन कर सकता है, और काम के उपलब्ध घंटे सेट कर सकता है। फिर कस्टमर कॉन्फ़िगर की गई उपलब्धता के आधार पर ऑनलाइन रिज़र्वेशन कर सकते हैं।
रिमाइंडर फंक्शनैलिटी को देखते समय, चेक करें कि आपके खास सेटअप में कौन से नोटिफिकेशन चैनल और ऑटोमेशन ऑप्शन उपलब्ध हैं। SMS, मैसेंजर और ईमेल रिमाइंडर के लिए अलग इंटीग्रेशन या सर्विस की ज़रूरत हो सकती है, इसलिए यह न मानें कि हर चैनल ऑटोमैटिकली शामिल है।
बातचीत का तरीका चाहे जो भी हो, बुकिंग की जानकारी सही रखना ज़रूरी है। एक अच्छे से तय शेड्यूल से कर्मचारियों के लिए ग्राहकों को सही अपॉइंटमेंट की जानकारी देना आसान हो जाता है।

SMS, मैसेंजर और ईमेल, सभी बिज़नेस को आने वाले रिज़र्वेशन के बारे में कस्टमर्स को याद दिलाने में मदद कर सकते हैं, लेकिन हर चैनल का मकसद अलग होता है।
SMS छोटे और कम समय वाले अपडेट के लिए आसान है। मैसेंजर उन कस्टमर्स के साथ इंटरैक्टिव कम्युनिकेशन के लिए काम के हैं जो पहले से ही इन एप्लिकेशन का इस्तेमाल करते हैं। ईमेल डिटेल्ड कन्फर्मेशन और अपॉइंटमेंट इंस्ट्रक्शन के लिए बेहतर है।
सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपनी ऑडियंस को समझें, आप किस तरह की सर्विस देते हैं, इस पर विचार करें और ऐसे कम्युनिकेशन चैनल चुनें जो कस्टमर की पसंद से मेल खाते हों। जहाँ हो सके, कस्टमर को चॉइस दें और रिमाइंडर साफ़, समय पर और काम के रखें।
ME-POS के साथ, सर्विस बिज़नेस अपनी सर्विस, एम्प्लॉई, काम के घंटे और ऑनलाइन बुकिंग को ऑर्गनाइज़ कर सकते हैं। सही नोटिफ़िकेशन सेटअप के साथ, एक ऑर्गनाइज़्ड बुकिंग प्रोसेस कम्युनिकेशन को बेहतर बनाने और कस्टमर एक्सपीरियंस को आसान बनाने में मदद कर सकता है।
हर बिज़नेस के लिए कोई एक सबसे अच्छा ऑप्शन नहीं होता। SMS छोटे रिमाइंडर के लिए अच्छा काम करता है, मैसेंजर इंटरैक्टिव कम्युनिकेशन को सपोर्ट करते हैं, और ईमेल बुकिंग की डिटेल्ड जानकारी के लिए काम आता है। सही चुनाव आपकी ऑडियंस और अपॉइंटमेंट के टाइप पर निर्भर करता है।
हाँ। रिमाइंडर कस्टमर्स को अपॉइंटमेंट याद रखने में मदद कर सकते हैं और उन्हें पहले से रीशेड्यूल या कैंसल करने का मौका दे सकते हैं। हालाँकि, वे नो-शो को पूरी तरह से खत्म नहीं कर सकते हैं, इसलिए बिज़नेस को भी साफ़ कैंसलेशन पॉलिसी रखनी चाहिए।
ME-POS सर्विस, कर्मचारियों और काम के घंटों को ऑर्गनाइज़ करने के लिए ऑनलाइन बुकिंग फ़ंक्शन देता है। खास रिमाइंडर चैनल और ऑटोमेटेड नोटिफ़िकेशन की उपलब्धता बिज़नेस के कॉन्फ़िगरेशन द्वारा सपोर्ट किए गए फ़ीचर और इंटीग्रेशन पर निर्भर करती है। कम्युनिकेशन वर्कफ़्लो चुनने से पहले अपना मौजूदा सेटअप चेक करें।
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