Як керувати кількома бізнес-локаціями в одній CRM-системі

1. Централізація бізнес-інформації

Перший крок – об’єднання важливої ​​інформації в одну систему. Коли записи про клієнтів, інформація про продажі, дані про співробітників та дані про запаси розкидані по різних додатках, менеджерам доводиться витрачати час на збір інформації, перш ніж вони зможуть приймати рішення.

Централізована платформа забезпечує більш узгоджений спосіб доступу до бізнес-даних.

• Записи про клієнтів: Зберігайте інформацію про клієнтів упорядкованою та доступною для уповноважених співробітників.
• Дані про продажі: переглядайте доступну інформацію про продажі, не збираючи окремі звіти вручну.
• Інформація про послуги: Підтримуйте узгоджену інформацію про продукти та послуги, що пропонуються у всіх філіях.
• Облік працівників: Упорядкування інформації та обов'язків персоналу.
• Інформація про запаси: моніторинг наявності запасів та продуктів, якщо це підтримують функції управління запасами.

Перш ніж централізувати дані, визначте, яка інформація має бути спільною для всіх філіалів, а які деталі мають залишатися специфічними для окремого місця розташування. Це допоможе уникнути плутанини та підтримувати порядок у системі в міру зростання компанії.

2. Організуйте кожну гілку окремо

Централізація не означає, що всі локації повинні працювати однаково. Ресторан, магазин роздрібної торгівлі чи салон краси можуть мати різні години роботи, співробітників, продукти та попит клієнтів у кожному відділенні.

Гарна система CRM для кількох філій дозволяє менеджерам мати загальний огляд, водночас розділяючи інформацію, специфічну для кожної філії.

• Налаштування профілів локацій: Запишіть інформацію, необхідну для ідентифікації та управління кожною філією.
• Визначення робочих годин: Встановіть графіки відповідно до робочих годин кожного місця розташування.
• Призначення співробітників:Пов’яжіть членів команди з їхніми відповідними обов’язками та місцем розташування.
• Керуйте місцевими послугами та продуктами: враховуйте відмінності в тому, що пропонує кожна філія.
• Перегляд діяльності відділень: Відстежуйте доступні звіти, щоб зрозуміти, як працює кожне відділення.

Наприклад, мережа салонів краси може пропонувати фарбування волосся в кожному відділенні, але спеціалізовані процедури догляду за шкірою надавати лише у вибраних місцях. Окрема інформація про відділення допомагає клієнтам і співробітникам зрозуміти, що доступно, не ускладнюючи управління всім бізнесом.

3. Керування клієнтами в різних місцях розташування

Клієнти можуть відвідувати різні відділення залежно від свого графіка, місцезнаходження або бажаного сервісу. Якщо їхня інформація зберігається в непов’язаних системах, персоналу, можливо, доведеться збирати ті самі дані неодноразово.

Централізована CRM-система допомагає компаніям вести організований облік клієнтів та забезпечувати більш узгоджений досвід.

• Ведення профілів клієнтів:Зберігайте відповідні контактні дані та інформацію про клієнтів упорядковано.
• Перегляд історії клієнтів: доступ до доступних записів попередніх покупок, зустрічей або взаємодій.
• Підтримка повторних візитів: Використовуйте інформацію про клієнтів, щоб зробити майбутню взаємодію зручнішою.
• Координація комунікації: Організуйте комунікацію з клієнтами відповідно до бізнес-процесів та дозволів.
• Захист даних клієнтів: Обмежте доступ до конфіденційної інформації на основі ролей та обов'язків співробітників.

Наприклад, клієнт, який зазвичай відвідує одне відділення салону, може записатися на прийом в інше місце під час подорожі. Доступ до відповідної історії клієнтів, де це дозволено та підтримується системою, може допомогти другому відділенню забезпечити більш комфортний досвід.

4. Відстежуйте продажі та порівнюйте ефективність роботи відділень

Звіти про продажі допомагають власникам зрозуміти, які локації працюють добре, а де можуть знадобитися зміни. Замість того, щоб покладатися на загальні враження, менеджери можуть переглядати доступні дані та порівнювати результати в різних філіях.

Багатолокаційна CRM- та POS-система, така як ME-POS, підтримує централізований контроль продажів, запасів та ефективності роботи персоналу в усіх магазинах.

• Моніторинг продажів за місцем розташування: Переглядайте результати продажів для кожного відділення, щоб зрозуміти, як воно впливає на загальні показники бізнесу.
• Визначте популярні товари та послуги: Дізнайтеся, що клієнти купують найчастіше в різних місцях.
• Порівнюйте ефективність з плином часу: звертайте увагу на зміни в продажах та активності клієнтів протягом днів, тижнів або місяців.
• Розпізнавайте місцеві тенденції: Зрозумійте, чому одна філія може працювати інакше, ніж інша.
• Встановіть вимірні цілі: використовуйте історичні результати для встановлення реалістичних цілей для кожного місця розташування.

Наприклад, якщо один роздрібний магазин постійно продає більше певного товару, менеджери можуть з'ясувати, чи пов'язана ця різниця з попитом клієнтів, наявністю товару чи місцевими акціями. Ці дані допомагають бізнесу приймати більш обґрунтовані рішення.

5. Керування запасами в різних місцях

Управління запасами стає складнішим, коли товари зберігаються та продаються в кількох місцях. В одному відділенні може закінчитися популярний товар, а в іншому — надлишок запасів.

Централізований процес інвентаризації допомагає менеджерам розуміти рівень запасів та ефективніше планувати поповнення.

• Відстежуйте наявність товарів у кожному відділенні: відстежуйте наявність товарів у кожному відділенні.
• Визначте товари з низьким рівнем запасів: перевірте, які товари потребують поповнення, перш ніж дефіцит вплине на продажі.
• Плануйте закупівлі: використовуйте моделі продажів та інформацію про запаси для оцінки майбутніх потреб.
• Координація переміщення запасів: де це можливо, переміщуйте продукти між відділеннями, коли одній філії потрібні запаси, які є в наявності в іншій.
• Зменште перевитрати: уникайте замовлення надмірної кількості товарів з низьким попитом.
• Перевірка інвентаризаційних різниць: Дослідження розбіжностей між облікованими кількостями та фізичними запасами.

ME-POS надає функції управління запасами в кількох магазинах, включаючи відстеження запасів, сповіщення про низький рівень товарів на складі та переміщення між магазинами.

Ці інструменти можуть допомогти роздрібним торговцям зменшити проблеми із запасами, яких можна уникнути, та краще використовувати наявні запаси.

6. Координація співробітників та обов'язків

Кожна філія потребує чітких обов'язків. Працівники повинні розуміти свої ролі, менеджери повинні мати уявлення про щоденні операції, а власники бізнесу повинні бути впевнені в тому, що встановлені процеси дотримуються.

Централізована система може допомогти впорядкувати інформацію про співробітників та спростити рутинну координацію.

• Призначте співробітників за місцем розташування: чітко розподіліть обов'язки філій.
• Організація графіків: Координація робочого часу та потреб у персоналі для кожного місця розташування.
• Відстеження ефективності роботи персоналу:Перегляньте доступні показники роботи співробітників або продажів, щоб визначити сильні сторони та області для покращення.
• Стандартизуйте навчання: використовуйте узгоджені процеси, щоб співробітники могли ефективно працювати в різних філіях.
• Контроль доступу до системи: Надайте співробітникам доступ до інформації та функцій, необхідних для їхніх ролей.

Наприклад, мережа салонів може встановити спільні процедури обслуговування для всіх філій, дозволяючи кожному менеджеру філії організовувати місцевий графік. Це створює узгодженість, не позбавляючи гнучкості, необхідної для щоденної роботи.

7. Стандартизація процесів у всіх філіях

Клієнти очікують однакового досвіду незалежно від того, яке місце вони відвідують. Різні ціни, заплутані описи послуг або невідповідні процедури можуть послабити довіру до бренду.

Платформа CRM та POS допомагає компаніям налагодити спільні робочі процеси та зберігати важливу інформацію у структурованому форматі.

Для покращення консистенції:

• Створіть спільні процедури: задокументуйте, як співробітники повинні виконувати спільні завдання.
• Стандартизуйте інформацію про продукти та послуги: за потреби забезпечте узгодженість назв, описів та інших деталей.
• Координація змін цін: Встановлення чіткого процесу оновлення цін у відповідних місцях.
• Використовуйте загальні стандарти обслуговування клієнтів: встановлюйте очікування щодо комунікації, вирішення проблем та якості обслуговування.
• Перевірка дотримання вимог у відділенні: Перевірка, чи дотримуються співробітники узгоджених процедур.

Не кожній філії потрібні однакові пропозиції. Місцеві меню, послуги та години роботи можуть відрізнятися. Важливо підтримувати однакові стандарти, допускаючи при цьому виправдані місцеві варіації.

8. Автоматизуйте рутинні завдання

Коли кілька локацій покладаються на ручне адміністрування, невеликі завдання можуть займати дивовижно багато часу. Працівники можуть неодноразово вводити інформацію про клієнтів, готувати звіти, перевіряти наявність товару або надсилати нагадування про зустрічі.

Автоматизація зменшує повторювану роботу та дозволяє командам зосередитися на клієнтах та важливих операційних обов'язках.

Залежно від платформи та її конфігурації, корисні автоматизовані процеси можуть включати:

• Бронювання зустрічей:Дозвольте клієнтам бронювати послуги онлайн, замість того, щоб вимагати від персоналу обробки кожного запиту вручну.
• Нагадування про бронювання: надсилайте нагадування, щоб допомогти клієнтам пам’ятати про майбутні зустрічі.
• Моніторинг запасів: Використовуйте сповіщення про наявність товарів, щоб визначити товари, які потребують уваги.
• Звітність про продажі: Створюйте звіти, які зменшують потребу в ручному зборі даних.
• Комунікація з клієнтами: упорядковуйте інформацію про клієнтів для підтримки відповідних подальших дій та акцій.

ME-POS поєднує в одній платформі такі можливості, як онлайн-бронювання, управління клієнтами, контроль запасів, продаж продукції та звітність.

Правильне налаштування може допомогти зменшити адміністративну роботу в бізнесі, що розвивається.

9. Захист даних та встановлення прав доступу

Централізація інформації корисна, але вона також робить важливим управління доступом. Працівники повинні мати можливість виконувати свою роботу, не отримуючи автоматичного доступу до конфіденційних даних кожного відділення.

Практична політика доступу повинна враховувати наступне:

• Дозволи на основі ролей: Призначайте доступ відповідно до посадових обов'язків.
• Доступ до окремих відділень: обмежте доступ до інформації на рівні місцезнаходження відповідними співробітниками, якщо система це підтримує.
• Безпека облікового запису: Вимагайте надійних паролів та відповідних заходів автентифікації.
• Зміни у складі співробітників: Переглядайте дозволи, коли співробітники змінюють посади або звільняються з компанії.
• Обробка даних: Встановіть чіткі правила використання та обміну інформацією про клієнтів.

Наприклад, керівнику філії може знадобитися доступ до місцевих продажів та графіків співробітників, тоді як власнику бізнесу може знадобитися консолідований огляд усієї організації. Чітко визначені дозволи допомагають контролювати ситуацію, не ускладнюючи щоденну роботу зайво.

10. Оберіть CRM-систему, яка може розвиватися разом з вашим бізнесом

Системою, яка працює для двох філій, може стати важко керувати, коли бізнес розшириться до десяти або двадцяти філій. Перш ніж вибирати програмне забезпечення, подумайте, як воно підтримуватиме ваші майбутні плани.

Шукайте платформу, яка пропонує:

• Централізоване управління кількома локаціями.
• Записи клієнтів та історія взаємодії.
• Відстеження продажів та звітність.
• Управління запасами, якщо це стосується вашого бізнесу.
• Управління співробітниками та призначеннями.
• Відповідні дозволи доступу.
• Корисні інтеграції з існуючими бізнес-інструментами.
• Зрозумілий процес додавання нових гілок.
• Ціни та обмеження передплати, що відповідають вашим планам зростання.

ME-POS пропонує управління кількома магазинами для підприємств, яким потрібен централізований контроль за місцезнаходженням, запасами, продажами та персоналом. Його функції розроблені для підтримки бізнесу в міру зростання його операційних потреб.